AB fonlarından kimler, nasıl, ne şekilde faydalanabilir, KOBİ’lerin fon talebi için izleyeceği yollar nelerdir?
 
Bir fikriniz, düşünceniz, yatırımınız veya işleyen bir sisteminiz var ve bunu projelendirip Avrupa Birliği Hibe Programlarından birine sunarak projenize fon sağlamak istiyorsunuz, doğru mu?  Cevabınız evet ise, yapılacak çok iş var. Kolay değil, projeniz için 100.000 ve hatta 1 milyon avro geri ödemesiz para talep ediyorsunuz. Elbette yapmanız gereken çok iş olacak. Peki, bu işleri yaparsak AB bize para verir mi? Büyük ihtimalle EVET. Büyük ihtimalle diyorum, fakat istisnai durumlarda AB projenize hibe vermemek için haklı sebepler de bulabilir. Fakat bunlar genelde istisnai durumlarda olur. Mesela, hibe programına müracaatın fazla ve finansal desteğin yeterli olmadığı durumlarda.
 
AB Hibe programlarından faydalanmak için gereken çalışmaları sırasıyla bir gözden geçirelim:

1- Kurumunuz AB hibe programından faydalanabilir mi?

Hibe programına müracaat etmeden önce kurumunuzun hibe programına müracaat edip edemeyeceğine bir bakın. Genelde hibe programlarında tüzel her kurum ve kuruluş faydalanır, fakat bazı programlar sadece belirli kurum ve kuruluşlara açılır. Mesela “Bu programa KOBİ’ler, dernekler, vakıflar, belediyeler müracaat edebilir, gibi. Peki, kimler müracaat edemez? Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFIH) kaynaklarına göre;

Yukarıda (1), (3), (4), (6), (11) ve (12) maddelerinde belirtilen durumlarda, katılamama yasağı ihlalin tespit edildiği tarihten sonraki iki yıllık süre için geçerlidir. (2) ve (5) maddelerinde belirtilen durumlarda katılamama yasağı kararın tebliğ tarihinden itibaren dört yıllık süre için geçerlidir.

Kurum ile ilgili olarak, hibe almadan önce dikkat etmeniz gereken husus, kurumunuzun proje ile ilgili bir deneyime sahip olup olmamasıdır. Bu amaçla bir işletmeniz var fakat işletmeniz aktif olarak faaliyet göstermemiş ve kasasında para yok. Böyle bir işletmenin AB’den hibe alması zor. Dernek, vakıf veya KOBİ gibi kurum ve kuruluşların aktif faaliyetlerde bulunarak tecrübe sahibi olması önemlidir. 

2-Başvuru sahibi ve ortakların kapasitesi

“İşletmeniz Fonlardan Faydalanabilir mi” sorusuna yanıtınız evet ise ilk aşamayı geçtiniz. Fakat henüz bitmedi. Hayır ise işiniz zor fakat AB kapıları size kapanmıyor. Hayır ise tavsiyem, uzun vadede sorunu çözmeniz, kısa vadede ise AB projelerine ortak olmak için çalışmalar yapmanız. 
Söylediğim gibi soruya yanıtınız evet ise kurumunuzla ilgili önemli diğer bir sorun, siz ve ortaklarınızın kurumsal ve finansal kapasitesi. İşletmenizin AB hibesini yönetecek kurumsal, finansal ve politik gücünün olması. Mesela 100.000 avro hibe talep ettiniz. Kendi kendinize sorun: Kurumunuz bu parayı yönetecek kurumsal güce, yani yeterli sayıda kalifiye elemana ve finansal yapıya sahip mi? Finansal olarak kurumunuz ne kadar güçlü? Tıpkı kredi almak gibi. Bankalar, teminatı olan kurumlara gücüne göre kredi verir. AB ise kurumsal yapı ve son üç yılda yürüttükleri proje ve aktivite değerlerine göre size hibe verir. Bundan dolayı, yönetemeyeceğiniz büyüklükte hibe talep etmeyin. Unutmayın; AB hibeleri 5000 avrodan başlar ve 50 milyon avroya kadar çıkabilir. İstediğiniz rakamı bu çerçevede belirleyin.

3-Fon programlarını tespit edin

Avrupa Birliği, ülkemizin de kullanımına açık her yıl 400’e yakın hibe programı yayınlıyor. Araştırmadan çevreye, eğitimden gençliğe, genişlemeden güvenliğe, hukuktan istihdama, kültür, medyadan tarım ve hayvancılığa, sağlık, şehir planlama, yerel yönetimden teknolojiye, onlarca alan için çok sayıda hibe programı yayınlamakta. Mesela, bu programlardan biri Horizon Programı. 2014 – 2020 yılları arasını kapsayan dönemde, toplam bütçesi 80 milyar avro olan bu program, tüm tüzel kişilere, kurum ve kuruluşlara açık bir program. Siz sektörünüzle ilgili diğer AB hibe programlarını da tek tek incelemelisiniz ve kurumunuzun faydalanabileceği tüm programları tespit etmelisiniz. Elbette 500’e yakın programdan sizin kurum ve projenize tam uyan en az 10 adet program vardır. Projenizi nereye göndereceğinizi çok iyi bilmelisiniz. Projenizi AB’nin herhangi bir birimine gönderemezsiniz. Her hibe programının ayrı departmanı, yönetimi ve kurulları vardır. Bundan dolayı doğru programı tespit etmeniz önemli.
 

4-Çağrıları (Call) takip edin

AB fonlarından faydalananın başında çağrıların tespit edilmesi ve bu çağrıya yönelik projelerin hazırlanması gelir. Önemli olan sizin ne istediğiniz değil, Avrupa Birliği’nin, komisyonun ve/veya finans, ihale biriminin ne istediğidir. Bu istekler yılın belirli dönemlerinde Teklif Çağrısı (Call for Proposal) adı altında yayınlanır. 500’ün üzerinde fon programı her yıl 5000’e yakın çağrı yayınlar. Bu çağrıları mevcut fon programlarının web sayfalarından talip edebilirsiniz.

 

5-Projenizi tespit edin

Kurumunuz AB hibe programlarından faydalanmak için gerekli kriterlere uygun. Hibe programlarını da tespit ettiniz, şimdi sıra projenin tespit edilmesine geldi. Şunu unutmayın, önemli olan sahip olduğunuz proje değil, Avrupa Birliği’nin ne istediğidir. AB yaptığı her çağrıda (proje istemek) ne tür projeler istediğini açıklar. Siz projenizi bu istek dahilinde uyarlamak zorundasınız. Projenizin hedefleri, çağrısı yapılan AB programının hedefleri ile uyumlu olması gerekir. Aksi takdirde projeniz ne kadar mükemmel olursa olsun reddedilecektir.

6-Kayıt, tanıtım ve ortaklık

AB projelerinde ortaklık “olmasa olmaz” şartı. AB, istisnai durumlar hariç, gönderilen her projede genelde ortak ister. Bu ortaklar da genelde AB üye ülkelerden birinde veya birkaçında olmalıdır. Proje yazmak veya yönetmek elbette güzeldir. 100.000 avroluk bir projeye koordinatör mü olmak istersiniz, yoksa 3 milyon avroluk bir projeye ortak olmak mı? Projelere ortak olmak, kurumunuza veya şahsınıza çeşitli kazançlar sağlayacaktır. Bundan dolayı AB’nin çeşitli birimlerine kurumunuza kayıt yaptırın. Böylelikle diğer AB ülkelerinden birileri proje hazırlarken sizi kolayca bulabilsin ve projesine sizi ortak olarak alabilsin. Veya siz direkt kendileri ile irtibata geçerek projesine ortak olabileceğinizi söyleyin.

7-Araştırma ve detay

Roman veya hikâye yazmıyorsunuz. Verilerinizin veya yazdıklarınızın kaynaklarla desteklenmesi gerek. Mesela Eskişehir bölgesinde işsizlik sorununu ele alıyorsanız nüfus müdürlüğünden şehir nüfusunu, İş ve İşçi Bulma Kurumundan da işsizlik oranlarını almanız gerekmekte. Sorunlarla ilgili verileri çeşitli kaynaklardan toplamalısınız. AB irtibat ve yardım masaları ile veya varsa danışmanınız ile devamlı irtibat halinde olmanız gerekmekte. Unutmayın, AB yardım masası, proje sunumuna 21 gün kala ve sonrası süreç içinde sizin o programla ilgili sorularınıza yanıt vermez. Bundan dolayı program ile ilgili sorularınızı zaman geçmeden sorun.

8-Proje yazımı

Projeniz belli, doğru hibe programını da tespit ettiniz, projeniz için yerel ve AB’den ortaklarınızı da buldunuz. Şimdi sıra 2 aylık belki de daha kısa süre içinde projeyi yazmaya geldi. Proje yazmak bir sanattır. Bu sanatı siz gerçekleştirebiliyorsanız ne mutlu size, değil ise her işi kendiniz yapmak zorunda değilsiniz. Projenizi yazacak birileri çevrenizde elbette vardır. Yoksa profesyonel hizmetler almaktan çekinmeyin.
Proje yazımını ortaklarla birlikte paylaşmak, istenilenleri açık ve anlaşılır şekilde aktarmak, bütçelendirmede abartılı rakamların kullanılmaması, dikkat edilmesi gereken hususlardan birkaçı.

9-Paketleme ve posta

Projeyi yazıp bitirmekle iş bitmiyor. Proje yazımında teklif çağrısı ile ilgili doğru Hibe Başvuru Formu kullanıldığını dikkat edin. Proje Türkçe yazılmışsa, proje özeti, bütçe ve mantıksal çerçeve İngilizcedir. Proje İngilizce yazılmışsa, proje özeti, bütçe ve mantıksal çerçeve Türkçedir.
Proje, bir asıl ve iki suret olarak sunulur. İstenen tüm belgeleri içeren bir disket veya CD eklenir. Düzgün çalıştığından veya bozuk olmadığından emin olun.
Her bir ortağın, ortaklık beyannamesini doldurup imzalaması gerekir. Bu beyannameleri de Başvuru Formuna ekleyin. Her bir iştirakçiden (eğer varsa) imzalı bir destek mektubu sunun ve bu mektupları da Başvuru Formuna ekleyin.
Bütçeyi istenen formatta ve avro cinsinden hazırlanarak Başvuru Formuna ekleyin. Projeler için alınacak ekipman ve donanım, toplam uygun maliyetlerin % 20’sini geçmemelidir. Projeler için mekân tefrişat maliyeti, toplam uygun maliyetlerin % 10’unu geçmemelidir.

10-Takip ve sonuç

Gözünüz ve kulağınız açık olsun. Projenizi gönderdiğiniz birim sizden belge veya bilgi isteyebilir. Bundan dolayı faksınızın ve e-posta adreslerinizin doğru çalışıp çalışmadığından emin olun. Olumlu veya olumsuz olarak size 3 ay içinde geri dönecekleridir. Olumlu ise hayırlı olsun, değil ise neden ve sebepleri ile size geri dönerler. Yılmayın, eksikliklerinizi tamamlayıp bir sonraki çağrıda tekrar müracaat edin veya projenizi değişikliklerle farklı bir programa sunun.

Tavsiyeler

AB Hibe Programları sahip olunması gereken bir değerdir. Maraton koşusu gibi. Uzun vadeli düşünmeli ve hareket etmelidir. Bu konularla ilgili yapacağınız hiçbir çalışmanın boşa gitmeyeceğini unutmayın. Bu konularla ilgili olarak seminer ve konferanslara katılmanın yanı sıra öğrenme amaçlı da olsa bazı projeler sunulmalı ve bazı projelere ortak olmak için çalışmalar yapılmalıdır.