Şirket İçi Kurumsal “İletişimsizlik”

Kurumsallaşmanın temel yapıtaşlarından biri de kurum içi iletişimin sağlıklı işleyişidir. Kurum içi iletişim, çalışanlar ve dış paydaşlar arasındaki ilişkilerin sağlıklı olarak yürütülmesi olarak tanımlanabilir. İletişimsizlik, kurumsallaşma sürecini henüz tamamlamamış tüm işletmelerin ortak sorunudur.

Kurum içi iletişimsizlik zaman kaybına ve maliyete neden olmaktadır. Yanlış iletişim politikası müşteri siparişlerine eksik ya da hatalı dönüşlere neden olduğu gibi potansiyel müşteri kaybına da yol açar.

İletişimsizliğin birçok nedeni olabilir. Bölümler arası koordinasyon eksikliği veya görev ve yetki tanımlarının açık ve yazılı olarak yapılmamış olması iletişimsizliğin göstergesidir. Ast üst ilişkilerinin sağlıklı olmaması da nedenlerden biridir. Yetersiz ya da etkin olmayan toplantılar da iletişimsizliğe neden olabilmektedir.

Aile şirketlerinde oluşan iletişim probleminin temelinde yetkilerin tek elde toplanması yatar. Bütün yetkiye sahip işletme sahiplerinin kararları tek elden alması ve uygulaması çalışanlar arasındaki ilişkilerin zayıflamasında büyük rol oynar.

Şirket içi kurumsal iletişimin geliştirilmesi için neler yapılabilir? Öncelikle sağlıklı bir organizasyon yapısının oluşturulması şart. Bölümlerin görev ve sorumlukları da tanımlanmalı. Yöneticilerin ve yöneticilere bağlı çalışanların yetki ve sorumlulukları yazılı hâle getirilmeli ve yeni çalışmaya başlayanlar oryantasyon programına dahil edilmeli.

Kurum içi düzenli raporlamanın standartları ve zaman aralıkları belirlenmelidir. Raporlamalar şirketin kurumsal kültürüne uygun olarak hazırlanmalıdır. Hazırlanan raporların hangi birim veya birimlerle paylaşılması gerektiği net biçimde belirlenmelidir. İlgisi olmayan birimler için hazırlanan raporlar ve bilgilendirmeler yanlış anlaşılmalara ve zaman kaybına neden olabilir.

Toplantıların hangi aralıklarla yapılacağı belirlenmeli ve toplantı öncesi yazılı gündem hazırlanmalıdır. Toplantıda alınan karar ve görüşler tutanak hâline getirilmelidir. Alınan kararların uygulanmasına yönelik sonuçların izlenmesi de çok önemlidir. Toplantıların sayısının fazlalığından, sürelerinin uzunluğundan toplantıların etkin olduğu sonucunu çıkarmak hatalı olur. Toplantılarda görüşler hızla alınmalı ve süreç sonuç odaklı gelişmelidir.

Yöneticiler ve çalışanlar yetki ve sorumluluk alanlarına girmeyen konularda müşteri taleplerini ilgili birimlere yönlendirmeyi ihmal etmemeli.

Mail, fax, telefon ve diğer iletişim araçları etkin şekilde kullanılmalıdır. Mail ve telefonlara hızlı dönüş sağlanması önemlidir. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda resmi dil kullanılmalı, yazılı iletişim araçlarının kullanılması durumunda mutlaka kurumun logosuna ve iletişim bilgilerine de yer verilmelidir.

Tüm yönetici ve çalışanlar, ast ve üstler arasındaki ilişkilerde ve kurum dışı paydaşlar ile kurulan iletişimde temel kuralın saygı olduğu unutulmamalıdır. Yöneticilerin çalışanlarla yanlış iletişim kurması gerilemeye ve istenmeyen durumların meydana gelmesine neden olabilir.
 

Doç. Dr. Kadir TUNA

Uzman Hakkında

Doc. Dr. Kadir Tuna
KOBİ'lerin Kurumsallaşması

İstanbul Üniversitesi İktisat Fakültesi İngilizce İktisat Bölümü’nden 1999 yılında mezun oldu. Yüksek lisans ve doktorayı aynı üniversitenin Sosyal Bilimler Enstitüsü’nde tamamladı.
İstanbul Üniversitesi öğretim üyesi ve Bankacılık Araştırma Merkezi Müdürü’dür.

Başta İstanbul Üniversitesi olmak üzere çeşitli üniversitelerde bankacılık ve finans konularında lisans ve yüksek lisans düzeylerinde dersler vermektedir. 2003 yılında 5411 sayılı Bankacılık Kanunu Tasarısı TBMM Bütçe Plan Komisyon üyesi, 2005 yılında DPT 9. Kalkınma Planı Finansal Hizmetler Özel İhtisas Komisyon üyesi, 2008 yılında T.C Ulaştırma Bakanlığı İntermodal Finansman Özel İhtisas Komisyonu üyesi ve 2012 yılında T.C Kalkınma Bakanlığı 10. Kalkınma Planı Finansal Hizmetler Özel İhtisas Komisyon üyesi olarak görev yaptı. Tuna, aynı zamanda Tasarruf Mevduatı Sigorta Fonu Çatı Dergisi Danışma Kurulu üyesi, Halkbank Beraber dergisi ve Takvim Gazetesi köşe yazarıdır. Televizyonlarda ekonomi alanında yorumculuk yapan Tuna’nın uzmanlık alanı ekonomi, bankacılık ve finanstır.

Tüm Uzmanlar
Uzmanın Diğer Makaleleri