Etkili kaynak seçim kararları yalnızca ilgili tüm faktörler göz önünde bulundurulduğunda ve uygulanan riskler ve fırsatlara karşı ağırlıklandırıldığında verilebilir. Tüm kaynak kullanım kararları aynı düzeyde verimli değildir, ancak büyük satın almalar her zaman dikkatli karar vermenin karşılığını verecektir. Bir veya iki büyük şirket bir pazarın arz tarafına hâkimse rekabeti canlı tutacak ve piyasanın tekele dönüşmesini önleyecek şekilde sipariş vermek, satın alma organizasyonlarının uzun vadeli avantajı olabilir. Tersine, uzun vadeli ilişkilerden en büyük faydaları elde etmek için satın alan şirket bazen ortaklık kaynaklı veya ortak yapım olarak adlandırılan karşılıklı bir ilişki geliştirmeye çalışabilir.

Bu nedenle kaynak bulma, her gereksinim için ayrı ayrı bir tedarikçi veya yüklenici seçmekten çok daha fazlasını içerir. Hem fiilen mal ve hizmet tedarik eden tercih edilen kaynaklarla hem de şu an için devredilmiş olabilecek ancak hâlen devam etmekte olan potansiyel kaynaklarla devam eden ilişkileri içerir. Mevcut işin nasıl tahsis edileceğine ve hangi şartlarda iş yapılacağına ilişkin kararları içerir. Uygun performans için kaynak bulma, tedarik pazarı araştırmasını gerektirir. Arz pazarı araştırması, bir pazarın arz tarafını oluşturan mevcut ve potansiyel kaynaklar kümesini tanımlar, yeteneklerini araştırır ve pazar eğilimlerini ve uzun vadeli arz beklentilerini inceler. Günümüzde artık kaynak bulma ve satın alma sürecini desteklemek için kullanılan birden fazla dijital araç ve bilgi teknolojisi (büyük veri, analitik) var. Kaynak bulmada izlenecek bazı adımlardan bahsedebiliriz:

■ Pazarı ve tedarikçileri tanımak,

■ Dijitalleştirme ve gelişmiş analitik gibi stratejilerin yürütülmesini desteklemek için teknoloji kullanmak,

■ Ekip kurmak,

■ Şirket çapında bir tedarik zinciri odağını benimsemek,

■ Uyumluluğu zorunlu kılmak,

■ Paydaşları dahil etmek,

■ Tedarikçi inovasyonunu teşvik etmek,

■ Başarıyı göstermek için yeterli raporlama ölçütleri oluşturmak,

■ Sürekli iyileştirme yapmak.

Diğer yandan kaynak sağlayıcılarda aranması gereken bazı özellikleri ifade edecek olursak; zamanında teslim eder, tutarlı kalite sağlar, iyi fiyat verir, sabit bir geçmişe sahiptir, iyi hizmet yedeklemesi sunar, ihtiyaçlarımıza cevap verir, verdiği sözleri tutar, teknik destek temin eder, alıcıyı gelişmeler hakkında bilgilendirir, sürdürülebilir yeteneklere sahiptir, sözleşme ilişkilerinde etiği teşvik eder.

Büyük veri, e-satın alma, yapay zekâ ve tahmine dayalı analitik araçları, tedarik ve tedarik zincirleri arasındaki arayüzde devrim yaratarak tedarikin tedarikçiler ve pazarlar hakkında kapsamlı verileri toplamasına olanak tanıyor.

Özetle e-tedarik sistemi üç temel kategoriyi oluşturur: e-kaynak, e-sipariş/e-talep, e-analiz (e-istihbarat).

E-tedarik, sosyal sorumluluk vaatlerini yerine getirmek için bir platform sunar; bir şirketin neden seçtiği tedarikçilerinden ürün tedarik etme kararı aldığı konusunda hesap verebilirlik ve görünürlük sağlar. E-tedarik sistemleri, kaynak bulma ekibinin şunları yapmasını sağlamalıdır:

■ Karmaşık kararları gerçek zamanlı olarak analiz etme ve modelleme;

■ İhaleler, retler, değişiklikler ve yenilemeler dahil olmak üzere sözleşme yaşam döngüsü yönetimini otomatikleştirme,

■ Tedarikçi ile dijital platform üzerinden iş birliği yapma.

E-kaynak kullanımı sayesinde gerçek zamanlı bilgi-kaynak bulma ekibi, sözleşmeler ve harcama kalıpları hakkında görünürlük elde edilmesini sağlar. Kaynak çeşitliliğini hızlı bir şekilde temin eder. Entegre süreç otomasyonu sayesinde sistemde yer alan kâğıt miktarını azaltarak kaynak sağlama sürecinden zaman kazandırır.

Dr. Selim Süleyman